Matias Suhonen
Integraatio on sana, joka herättää (ainakin bisneskontektissä) monenlaisia tunteita. Joidenkin mielestä se on synonyymi säätämiselle ja suurille investoinneille. Onneksi nykypäivänä on uudenlaisia tapoja ja työkaluja integraatioiden rakentamiseen. Yksi esimerkki tällaisesta työkalusta on Zapier.
Mikä on Zapier?
Zapier on integraatioalusta, joka mahdollistaa digitaalisten työkalujen ja järjestelmien välisen tiedonsiirron helposti. Työkalun selkeinä vahvuuksina on muun muassa:
- selkeä ja käyttäjäystävällinen käyttöliittymä
- yli 1000 valmista integraatiota
- ei vaadi kustomointia tai koodaustaitoja
- kohtuuhintainen
Zapierin slogan “The easiest way to automate your work” kiteyttää aika hyvin sen syvimmän olemuksen – Zapierin avulla sinä voit automatisoida niitä tehtäviä ja toiminteita, jotka vaativat manuaalista työtä ja vievät sinulta turhaa aikaa. Zapieria voi käytää monentyyppisten taskien automatisointiin.
Miten Zapier toimii?
Zapier on erittäin käyttäjäystävällinen integraatiotyökalua. Lähtökohtana on se, että sinun ei tarvitse olla koodari rakentaaksesi monipuolisiakin integraatioita eri työkalujen välillä.
Zapierissa integraatiot rakennetaan työkulkuina (workflow). Näitä kutsutaan Zapeiksi. Pidä tämä mielessä, sillä tulet törmäämään sanaan zap vielä useamman kerran.
Yksittäinen Zap koostuu seuraavista kolmesta pääelementistä:
Trigger
kyseisen työkulun käynnistävä tapahtuma (esimerkiksi se, että CRM-järjestelmään luodaan uusi kontakti)
Action tai search
Action eli tapahtuma, joka tapahtuu automaattisesti (esimerkiksi lähettää CRM:ään luodun uuden kontaktin tietylle listalle sähköpostijärjestelmässä.
Search-toimintoa voidaan käyttää esimerkiksi siinä, että etsitään tietystä järjestelmästä tai vaikka kontaktilistasta oikea tietue, jota halutaan seuraavassa vaiheessa automaattisesti päivittää.
Helper
eli vaihe, jossa, voidaan Zapin eri vaiheissa tehdä erilaisia toimintoja. Näitä ovat muun muassa
- filteröinti → voit esimerkiksi luoda filterin, jossa määritellään, että millä ehdoilla työkulku menee eteenpäin tai pysähtyy tiettyyn vaiheeseen.
- delay → tällä toiminnolla zapissa oleviin eri toimintoihin voidaan lisätä ajallista viivettä
- formatter → toiminto esimerkiksi päivämäärä- tai muiden datamuotojen muuttamiseen automaattisesti. Kätevä tilanteissa, joissa järjestelmästä toiseen siirrettävässä datassa tulee haasteita eri formaattien ja merkistöjen kanssa.
Yksittäinen Zap voisi siis esimerkiksi näyttää tältä:
Trigger: Zap käynnistyy kun kyselytyökaluun tulee uusi kontakti.
Helper: Luodaan filtteri, joka määrittää, että vain tietyllä logiikalla vastanneet kontaktit päätyvät eteenpäin
Action: Filterin läpi kulkeneet kontaktit viedään HubSpotiin tietylle osoitelistalle.
Zapierin käyttöliittymä on intuitiivinen ja opastaa sinua eteenpäin.
Zapierin plussat
Helppokäyttöisyys
Zapier on suunniteltu loppukäyttäjä edellä. Käyttöliittymä opastaa sinua hyvin eteenpäin ja kertoo myös yksityiskohtaisesti jos esimerkiksi jokin määritys on väärin tai data ei liiku workflown läpi oikein.
Suuri määrä valmiita integraatioita
Zapierissa on yli tuhat erilaista valmista integraatiota eri työkaluihin. Voit siis yhdistäää monenlaisia työkaluja toisiinsa ilman sen suurempaa teknistä säätämistä. Lähinnä annat Zapierille oikeudet tuoda dataa valitsemastasi työkalusta, joko kirjautumalla sisään työkaluun tai esimerkiksi lisäämällä Zapierissa ko. työkalun API-avaimen tai vastaavan tunnisteen.
Monipuolisuus
Zapier soveltuu monenlaiseen käyttötarkoitukseen. Yksinkertaisimmillaan Zapierin avulla voit vaikka tuoda tietyistä datapisteistä tietoa talteen Google Sheetsiin. Ja monipuolisimmillaan voit rakentaa monivaiheisista zapeista koostuvan kokonaisuuden.
Kustannustehokas
Zapier on peruskäytöltään ilmainen (100 taskia eli tapahtumaa kuukaudessa). Kun haluat tehdä useampia zapeja ja kuukausittaisten taskien määrä ylittää 100 kpl, tulee maksullinen lisenssi ajankohtaiseksi.
Alla olevasta kuvassa on vertailu Zapierin yleisimmistä lisenssitasoista.
Zapierin miinukset
Yksittäisessä zapissa ei voi olla monihaaraisia logiikoita.
Eli esimerkiksi kyllä/ei tyyppisten kahteen haaraan jakautuvien polkujen tekeminen ei ole mahdollista.
Kahta zapia ei voi yhdistää toisiinsa
Et voi automaattisesti siirtää tietoa kahden eri zapin välillä.
Haluatko kuulla miten hyödyntää Zapieria?
Varaa aika kalenteristani, niin jutellaan lisää
Matias Suhonen